仕事の能率を上げるためには絶えず目の前の問題を意識し、どうすれば仕事の効率を上げるか考え続けることが重要です。
ケリー・グリーソンはこの考え方を基本に仕事の「能率向上プログラム」としてまとめ、著書『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 4.0』で紹介しています。
ケリー・グリーソンはこの考え方を基本に仕事の「能率向上プログラム」としてまとめ、著書『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 4.0』で紹介しています。
本日の参考図書
『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣4.0』
1,575円(PHP研究所 2009.3.18)
やりたくない仕事を意識的にあるいは無意識にいつまでも放置しているということはないでしょうか。
ケリー・グリーソンが提唱する「仕事能率向上プログラム」では、「手にしてしまった仕事」「目に入ってしまった仕事」は今すぐやるを基本としています。
もし、まだ何も手がけていない人は今日は次のことを実行されるとよいと思います。
トレー、ケースから書類を全部取り出し目の前に山積みにします。
それを上から順番に処理していきます。
数分で処理できるのはその場で処理します。
できなければ、できるところまでやって処理中としてファイルケースに入れます。
誰かに任せられるものは誰かに任せます。
ある程度時間がかかるものは外から見てわかるようにして未処理としてファイルケースに入れます。
続いてＥメールもすぐに返事できるものは返事して、保存するものはフォルダーに移し替えます。
次にハードディスク内の整理にかかります。
デスクトップに張ってある不要なショートカットやファイルはどんどん消していきます。
消しきれないファイルは仕事毎に大分類のフォルダを数個つくってその中に仕分けして入れます。
メール、電話、ワープロ作業などのルーチンワーク、定例的な業務は、今日のメルマガに書いたように種類ごとにまとめて、決まった時間にバッチ処理を行います。
大きな仕事は目標、目的をはっきりさせ、小単位に分類して計画を立て、定期的にチェックし、必要であればプロセスを改善するようにします。
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あまり賢い方法ではないかもしれませんが、「とりあえず手を付ける」というのもありかと思います。あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ、ではいつまで経っても先に進まないですからね。まずは簡単なもので良いので「やる」という流れを作り、そして徐々に難しいものへとシフトして行く。
本当は面倒だけれども重要な物を先に片づけられれば良いのですが、気分が乗らない時などはこのようにして流れを止めないように工夫しています。
目の前のものをまずは手をつけてみることの優位性は、私も体感しました。
簡単なことでも気が乗らずに放置しておくと、どんどん重たくなってしまうのですが、思い切ってとりかかると意外と短時間で処理できるものです。
くーじゃんさん
頭が回転する朝のうちに重要事項から手をつけるという方法の方が今の仕事術の主流であると思います。でも、何もしていない人は「とりあえず手を付ける」から始めてある程度ランクが上がったところで次を考えるというほうが妥当なのかもしれませんね。また、気分が乗らないときは有効ですよね。特に今日の私には（笑）
マーさん
実はこの本を以前メルマガで紹介したことがあるのですが、そのときには机回りの書類がどんどん片づき気持ちがよかったのを覚えています。机の上はきれいなんですが、目の前のレターケースに書類が突っ込んでいるようなので今から実践しようと思っています。