会議の途中で話がそれて○○部長の独演会になってしまったというような会議にまつわるストレス話はあちこちで聞かれます。
『クラウド仕事術』の著者岡田さんは会議もクラウド化できるとしてその技術を著書のなかで公開しています。
『クラウド仕事術』の著者岡田さんは会議もクラウド化できるとしてその技術を著書のなかで公開しています。
【本日の紹介図書】
『残業ゼロ! 時間と場所に縛られない クラウド仕事術』
岡田充弘 1,565円(明日香出版社 2010.4.16)
会議はダンドリで決まると言われます。
グループウエアやGoogleカレンダーで会議招集をかける方法がこれから一般化していくことでしょう。その際、会議の目的、内容、準備するものなどを明らかにすることは言うまでもありません。
会議で使う資料は共有サーバーに入れておき、事前に見てもらったり、会議の中で使うようにします。
会議に参加する各人は自分のパソコンのローカルフォルダの中に会議で必要になったときにすぐに取り出せるようファイルを入れておきます。
会議でなるべく紙を使わないようにします。
また、会議前に紙コピーやホッチキスの資料綴じなどに時間をかけないようにします。
討議のネタになる未完成資料を用意して、プロジェクターや外付けモニタに映し出し、会議参加者で討議しながら資料を完成していくという方法があります。
そうすることで参加者全員の資料に対する理解度や、プロジェクトへの関わり度を深めていくことができます。
議事録はその場で作成します。
「決定事項」「ネクストアクション」などの欄を用意したテンプレートをあらかじめつくっておき、その場で書き入れていき、会議の最後に参加者全員の確認をとるようにします。
ホワイトボードをデジカメで写すという方法もあります。
これらの会議結果は関係者にもメールなどで知らせるようにします。
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「決定事項」「ネクストアクション」をその場で決め、確認をとるのは良いですね。書記が議事録として後で送っても知らん振りをする人がいますからね。
全くの手抜きですが、ホワイトボードに議事を書き殴り、それを印刷してその場でサインをもらっています。しかし内容が今一。ヨシ！決定事項、ネクストアクション の欄をホワイトボードの右側に作っておく事を即実践。
ありがとうございます！
またまた吉越さんを引き合いに出しますが、トリンプ・ジャパンでは、基本的に社長が見る情報は個人の給与や未確定の人事案件のようなものを除いて、全社員が見ることができ、会議も全員が参加してけって、すぐに議事録を作成して全員に配布というスタイルだったそうです。
情報の共有と決定事項の徹底の迅速化は、「会議の次世代化」の必須要件のように思えます。
くーじゃんさん
ときどき発言がそのまま筆写された議事録が送ってきたりするのですが、会議の最中は手元に資料があったり、発言者のアクションなどで何が言いたいのかわかっていたのでしょうが、後になって文字化されたものを読んでも何を言っているのかわからず、議事録をそのままうっちゃっておくというようなことが何度かありました。鮮度が大事ですよね。
すずボスさん
その場でサインですか。進んでいますね。まだまだ日本の会議はわが社を含めてそこまでいってないところが多いと思います。ネクストアクションは参考になりました。そこまでしっかり決めれば会議したという実感がわきますね。
マーさん
さすが吉越社長ですね。ガラス張り経営で社員のやる気も高まるというものです。これから日本の会社も事務机の配置や会議の方法など次世代化が進んでいくのでしょうね。いつも頭をリフレッシュしておかないと時代についていけなくなりそうです。